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PCまめ知識

【第117回】

Wordで作成した見積書や請求書で
数値の計算を自動的に行わせたい

　Excelでは、数値が入力してあるセルを参照して、その合計を求める数式を設定すると、自動的に計算が行われて、計算結果が表示されます。

　Wordで見積書や請求書を作成した場合、わざわざ電卓を用いて数値の計算を行っている人が多いようですが、実はWordでも数式を設定して計算を行わせることができます。

数量と単価をかけ算して、商品毎の金額を求めたうえで、表のいちばん下で全商品の合計金額を求めたい

最初の商品の「金額」欄にカーソルを合わせた状態で、「罫線」メニューから「計算式」を選択する

「計算式」ダイアログの「計算式」欄に「=B2*C2」という数式を設定する。表の1列目が「A」・2列目が「B」・3列目が「C」……に、表の1行目が「1」・2行目が「2」・3行目が「3」……にあたる。その下の「表示形式」欄では円通貨の表示形式「\#,##0;(\#,##0)」を選択する

最初の商品の金額が計算されて、「\7,500」と表示された

同様に表の残りの行の金額を求める数式を設定する。Excelのように先頭行の数式をコピーして、下の行に貼り付ける方法は使えないので、各セルで数式を設定する必要がある

表のいちばん下の「合計」欄では「=SUM(ABOVE)」という数式を設定する。「SUM」関数はExcelと同様に合計を求める関数で、「ABOVE」はこのセルより上のセル範囲を指すキーワードだ

全商品の売上金額の合計が計算されて、「\20,000」と表示された

　ここまではExcelと似たような使い方をできますが、一度、数式を設定した後に数式の中で参照しているセルの値を変更した場合、Excelとの使い勝手の差が出てきます。

　Excelでは、数式の中で参照しているセルの値を変更すると、自動的に数式の再計算が行われて、変更後の値による計算結果が表示されますが、Wordでは数式の中で参照しているセルの値を変更しても、自動的に数式の再計算が行われません。ユーザ自身で再計算を指示する必要があります。